REFERENCE / SOFTWARE NA MÍRU
eSATSpisová služba pro Celní správu ČR
Dokumenty v souvislostech. Od přijetí po uložení.
Pro Celní správu České republiky vyvíjíme a rozvíjíme eSAT – elektronickou spisovou službu pro evidenci, správu a oběh dokumentů.
Řešení propojuje práci podatelen, referentů a dalších pracovníků s elektronickými spisy, podepisováním a navazujícími agendovými systémy.
Součástí je také práce s údaji ze základních registrů prostřednictvím centrálního registru subjektů CRS.
Spisová služba jako součást každodenní práce úřadu.
Dokument během svého zpracování prochází více pracovními místy a navazuje na další údaje, úkoly a rozhodnutí. eSAT tyto souvislosti propojuje v jednom prostředí.
Zajišťuje evidenci analogových i digitálních dokumentů, správu jejich metadat a elektronického obsahu, oběh v organizaci a vedení elektronických i typových spisů.
Pracovníkům poskytuje vyhledávání v metadatech i obsahu dokumentů, včetně využití rozpoznávání textu OCR.
Oběh
Spisy
Od přijatého podání ke spisu.
Příjem a evidence
Podání přicházejí datovou schránkou, elektronickou podatelnou, z cPortálu nebo v listinné podobě. Dokument získává evidenční údaje a vazby potřebné pro další práci.
Subjekt a přidělení
Pracovník může vyhledat a ztotožnit subjekt prostřednictvím CRS, zvolit dostupný doručovací údaj a přidělit dokument k vyřízení.
Oběh a zpracování
Dokument navazuje na úkoly, součinnost, schvalování a podle potřeby elektronické podepisování.
Vyřízení a uložení
Systém podporuje vypravení dokumentů, práci s doručenkami, uzavírání spisů a návaznost na elektronickou spisovnu.
Zjednodušený přehled: ne každý dokument prochází každým krokem ani všechny dokumenty odcházejí adresátovi.
Příjem
Evidence
Zpracování
Vyřízení a uložení
Více komunikačních cest. Navazující evidence.
eSAT podporuje příjem a odesílání zásilek prostřednictvím datových schránek a elektronické podatelny i příjem podání z cPortálu. Součástí jsou nástroje pro práci s listinnými zásilkami, knihou došlé pošty a poštovními podacími archy.
Elektronická podání může rozpoznávat podle metadat nebo strukturovaného obsahu. Navazujícím agendovým systémům poskytuje rozhraní pro převzetí podání a vytváření odchozích datových zpráv.
Datové schránky
Elektronická podatelna
cPortál
Listinné zásilky
Úkoly, součinnost a schvalování v jednom procesu.
eSAT propojuje dokumenty s pracovními úkoly, součinností a schvalovacími postupy. Elektronický referátník pomáhá zachovat návaznost jednotlivých kroků zpracování.
Pracovníci mohou dokumenty předávat na vědomí, využívat zastupování a pracovat s formuláři napojenými na systém.
Úkoly a součinnost
Dokumenty navázané na práci referenta či oddělení.
Schvalovací postupy
Elektronický referátník a oběh podle nastaveného procesu.
Zastupování
Podpora předání práce mezi oprávněnými uživateli.
K vyřízení
Dokument A
Ke schválení
Dokument B
Vyřízeno
Spis A
Podepisování, ověřování a převody jako součást práce s dokumentem.
eSAT nabízí nástroje pro ověřování elektronických podpisů a certifikátů, vytváření elektronických podpisů a časových razítek i hromadné podepisování v elektronické podpisové knize.
Podporuje převody dokumentů do formátu PDF/A, skenování a autorizovanou konverzi. Tyto činnosti navazují na evidenci a další zpracování dokumentů.
Podpisy a časová razítka
Ověřování
Převody a konverze
Správný subjekt v kontextu dokumentu.
Při evidenci dokumentu může pracovník vyhledat a ztotožnit subjekt prostřednictvím centrálního registru subjektů CRS. Ten pro eSAT zprostředkovává také komunikaci se základními registry.
K vybranému subjektu lze přiřadit dostupnou datovou schránku nebo doručovací adresu. Identifikační a doručovací údaje tak navazují přímo na evidovaný dokument.
eSAT
CRS
Základní registry
Vyhledání subjektu
Výběr doručovacího údaje
Navázání na dokument
Vyhledání subjektu je dostupná funkce podle potřeby pracovníka.
Spisová služba propojená s agendovými systémy.
eSAT vede elektronické a typové spisy, umožňuje vytvářet vazby mezi dokumenty a poskytuje rozhraní dalším aplikacím Celní správy.
Agendové systémy tak mohou pracovat s podáními a elektronickými dokumenty v návaznosti na společnou spisovou službu. Součástí řešení je také ukládání dokumentů a spisů do elektronické spisovny.
Agendové systémyPodatelna a výpravna
eSATCentrální spisová službaFormulářové řešeníElektronická spisovna
eSAT
CRS
Základní registry
Funkční přehled vazeb.
Přehled o změnách a přístup podle oprávnění.
eSAT podporuje nastavení uživatelských práv podle rolí a omezení přístupu k důvěrným dokumentům. Uchovává historii metadat a vede transakční protokol.
Součástí jsou nástroje pro sledování systémových událostí a statistické výstupy. Další rozvoj řešení umožňuje upravovat funkce podle potřeb Celní správy.
Součástí dalšího rozvoje je příprava systému eSAT na atestaci elektronického systému spisové služby. Příprava zohledňuje požadavky zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
Role a oprávnění
Historie metadat
Transakční protokol
Další rozvoj
Co pro Celní správu ČR rozvíjíme.
Elektronická spisová služba
Vývoj a rozvoj nástrojů pro evidenci dokumentů a vedení spisů.
Oběh a zpracování dokumentů
Úkoly, součinnost, schvalování a navazující postupy.
Podatelna a výpravna
Zpracování podání a komunikace prostřednictvím více kanálů.
Systémová integrace
Propojení s agendovými systémy, formuláři a registrem subjektů CRS.
Práce s elektronickými dokumenty
Nástroje pro podpisy, ověřování, převody a konverze.
Další rozvoj
Úpravy a rozšiřování řešení podle potřeb zákazníka.
Technická podpora
Zajišťujeme technickou podporu systému eSAT.
Příprava na atestaci
Příprava systému na posouzení požadavků právních předpisů a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.
eSAT
Spisová služba pro Celní správu ČR
- Typ řešení
- Elektronický systém spisové služby
- Oblast
- Evidence a oběh dokumentů / elektronické spisy
Máte proces, který potřebuje vlastní informační systém?
Vyvíjíme řešení podle konkrétních procesů zákazníka a propojujeme je s jeho informačním prostředím. Pomůžeme vám navrhnout systém i jeho další rozvoj.
Probrat váš projekt