Rada a zastupitelstvo
Materiály, program, zápisy a usnesení.
REFERENCE / SOFTWARE NA MÍRU
eZUPPorady, jednání a úkoly
Od přípravy jednání po splnění usnesení.
Pro města, obce a organizace, které chtějí sjednotit práci s podklady, zápisy a úkoly. eZUP propojuje přípravu jednání s jeho výstupy a následným sledováním úkolů.
Jednou z realizací je systém VIU-ZUP pro Magistrát města České Budějovice. Propojili jsme v něm práci s materiály pro radu a zastupitelstvo města, zápisy z jednání i úkoly pro jednotlivé pracovníky a odbory.
Řešení zahrnuje také komise, výbory a interní porady. Na nasazení navázala spolupráce na jeho úpravách a rozšíření podle potřeb magistrátu.
Jedno prostředí pro podklady, rozhodnutí i úkoly.
Pro magistrát jsme vytvořili systém pro řízení a správu porad a úkolů z nich. Realizace VIU-ZUP spojila přípravu jednání s evidencí jeho průběhu, zpracováním výstupů a kontrolou plnění úkolů.
Řešení respektuje odlišné postupy rady a zastupitelstva města, komisí, výborů i pracovních porad. Přístup k jednotlivým činnostem vychází z role pracovníka a jeho zařazení.
Komise a výbory
Evidence jednání a jejich navazujících výstupů.
Interní porady
Porady vedení, odborů a další pracovní jednání.
Jednání končí. Práce na úkolech pokračuje.
Příprava
Materiály a přílohy, kontrola podkladů a sestavení programu.
Jednání
Účastníci, projednání bodů a záznam výsledků hlasování.
Výstupy
Zápis, usnesení a podklady pro další zpracování.
Plnění úkolů
Odpovědnosti, termíny, průběh řešení a evidence splnění.
Podklady připravené pro konkrétní jednání.
Zpracovatelé připravují materiály včetně příloh a návrhů usnesení. Vedoucí pracovníci mohou podklady zkontrolovat, schválit a uspořádat za svůj odbor.
Z připravených materiálů vzniká program jednání. Systém umožňuje pracovat s pořadím bodů a vytvářet pozvánky i přehledy potřebné pro přípravu jednání.
Materiály a přílohy
Podklady soustředěné u příslušného bodu jednání.
Kontrola a schválení
Zapojení zpracovatelů a odpovědných vedoucích.
Program a pozvánky
Uspořádání bodů a tvorba dokumentů pro účastníky.
Od průběhu jednání k jeho dohledatelným výstupům.
V průběhu jednání lze zaznamenat účast, projednání jednotlivých bodů a výsledky hlasování. Z těchto údajů vznikají zápisy a usnesení v jednotné podobě.
Výstupy zůstávají dostupné u příslušného jednání. Součástí řešení jsou také výpisy usnesení a zprávy o činnosti rady za vybrané období.
Záznam jednání
Účast, body programu a výsledky projednání.
Jednotné výstupy
Zápisy a usnesení založené na společných šablonách.
Přehled rozhodnutí
Výpisy usnesení a souhrnné zprávy o činnosti.
Každý úkol má odpovědnost a termín.
Úkoly navazují na ukládací části usnesení nebo na závěry pracovních porad. U každého úkolu je možné sledovat jeho původ, odpovědné pracovníky, termín a průběh řešení.
Pracovníci doplňují popis plnění, přílohy a datum splnění. Přehledy podle uživatele a odboru pomáhají sledovat otevřené úkoly i dohledat jejich vazbu na konkrétní jednání.
Vazba na jednání
Dohledání rozhodnutí, ze kterého úkol vznikl.
Odpovědnost a termín
Evidence nositele, řešitelů a požadovaného data splnění.
Průběh a splnění
Popis řešení, přílohy a přehled nevyřízených úkolů.
Podklady pro zveřejnění pod kontrolou uživatele.
Pro dokumenty určené ke zveřejnění systém podporuje práci s původním a anonymizovaným zněním. Uživatel v editoru označí vybraný text a nahradí jej vhodnou zástupnou hodnotou.
Anonymizované přílohy připravují pracovníci samostatně a připojují je k materiálu. Řešení tak odděluje pracovní podklady od variant připravených pro publikaci.
Původní znění
Pracovní verze dokumentu pro oprávněné uživatele.
Anonymizované znění
Úprava vybraných částí textu prostřednictvím editoru.
Přílohy pro publikaci
Připojení samostatně připravených anonymizovaných příloh.
Součást informačního prostředí magistrátu.
Realizace pro České Budějovice zahrnuje napojení na spisovou službu EZOP. Vybrané materiály a finální zápisy se předávají do spisové služby a získávají číslo jednací.
eZUP podporuje také napojení na hlasovací zařízení. Pro konkrétní realizaci se způsob propojení přizpůsobuje používanému systému a průběhu jednání.
Spisová služba
Předávání dokumentů a přidělování čísel jednacích.
Hlasovací systém
Vazba přípravy jednání na podporu hlasování.
Uživatelské role
Přístup k činnostem podle odpovědností pracovníků.
Další úpravy vycházejí z každodenní práce.
Po nasazení vznikla navazující zadání rozvoje založená na zkušenostech magistrátu. Zaměřila se na přehlednější práci s úkoly, úpravy tiskových výstupů a zjednodušení obsluhy jednotlivých typů jednání.
Další požadavky zahrnovaly přehledy plnění a změn termínů, export úkolů i podporu jednání městských a příspěvkových organizací. Ukazují, jak lze systém přizpůsobovat širším potřebám města.
Práce s úkoly
Požadavky na přehledy, filtrování a vazby mezi úkoly.
Výstupy a obsluha
Úpravy exportů, tiskových sestav a ovládání.
Další typy jednání
Rozvoj směrem k potřebám městských organizací.
Od analýzy procesů po nasazení řešení.
Analýza a návrh
Zpracování postupů magistrátu do návrhu informačního systému.
Vývoj aplikace
Realizace prostředí pro jednání, zápisy a úkoly.
Systémová integrace
Zapojení do stávajícího informačního prostředí.
Implementace a ověření
Příprava nasazení a předání do produktivního provozu.
Dokumentace a školení
Uživatelská dokumentace a příprava pracovníků.
Navazující rozvoj
Spolupráce na úpravách a rozšíření podle zkušeností z provozu.
eZUP
Porady, jednání a úkoly
- Typ řešení
- Informační systém pro jednání a úkoly
- Oblast
- Veřejná správa / řízení procesů magistrátu
- Referenční realizace
- VIU-ZUP pro Magistrát města České Budějovice
Máte proces, který potřebuje vlastní informační systém?
Vyvíjíme řešení podle konkrétních procesů zákazníka, integrujeme je do stávajícího prostředí a dlouhodobě zajišťujeme jejich další rozvoj a podporu.
Probrat váš projekt